¿Cuál es la etiqueta del correo electrónico? Diez mejores prácticas

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?

La etiqueta del correo electrónico, también conocida en inglés como email courtesy, incluye pautas que te ayudan a comunicarte de manera adecuada, ya sea en un entorno profesional o social.

Las expectativas de etiqueta variarán según quién sea tu público y el tono y la voz general de tu mensaje. En los correos empresariales, el objetivo es asegurar que tu contenido sea claro y respetuoso, sin importar quién sea tu público.

Ten en cuenta que la etiqueta básica del correo electrónico puede variar según los diferentes sectores y culturas, ya que está dictada por las normas sociales.

¿Por qué la etiqueta importa?

Ya sea que estés escribiendo correos electrónicos de ventas o creando campañas de activación, la etiqueta es crucial para intercambiar correos electrónicos de manera profesional, forjar una relación positiva con los clientes y mantener la reputación de tu marca.

La etiqueta del correo electrónico también demuestra a los destinatarios que valoras tu relación con ellos y su tiempo.

Aquí tienes algunas otras razones por las que la etiqueta adecuada en el correo electrónico es esencial:

• Asegura la claridad. Cuanto más claro sea tu correo electrónico, más fácil será leerlo y entenderlo. Esto podría hacer que los destinatarios respondan a tus mensajes más rápidamente.
• Evita malentendidos. Los malentendidos entre tú y tus clientes y socios comerciales podrían generar frustración en los clientes y, por ende, una disminución de las ventas. También pueden generar fricción entre tú y tu equipo, lo cual podría provocar demoras o retrasos en los proyectos.
• Minimiza los errores. Una práctica común recomendada para escribir correos electrónicos efectivos es evitar los errores gramaticales y ortográficos que puedan hacer que tu empresa parezca poco profesional, perezosa o inexperta.
• Reduce los problemas de responsabilidad. La etiqueta del correo electrónico puede ayudarte a comunicarte de una forma que esté en línea con la política de correo electrónico de tu organización, de modo que puedas minimizar la probabilidad de tener problemas legales.
• Maximiza la eficiencia. Cuando tu correo electrónico es directo y va al grano, puede reducir las idas y vueltas en la comunicación, lo cual consume mucho tiempo. Así, se perderá menos tiempo en la redacción de correos.
• Protege la información confidencial. La etiqueta del correo electrónico adecuada incluye tener en cuenta los datos sensibles y utilizar las medidas de seguridad apropiadas, como el cifrado, al compartir información confidencial, detalles del cliente o datos con derechos de propiedad.

Además de seguir las reglas de etiqueta del correo electrónico, es importante asegurarte de que tu correo electrónico sea relevante y valioso para los destinatarios.

Diez consejos de etiqueta del correo electrónico

Tanto si recién estás empezando con la etiqueta del correo electrónico como si necesitas actualizarte, los siguientes consejos pueden ayudarte a escribir correo profesional.

1. Usa una línea de asunto directa

Los consumidores reciben varios correos electrónicos al día, y una línea de asunto fuerte puede asegurar que el tuyo se destaque en un mar de correspondencia sin abrir. Dado que la línea de asunto es lo primero que la gente verá en su bandeja de entrada, debe ser directa pero lo suficientemente descriptiva como para indicar claramente de qué se trata el mensaje. De lo contrario, puede que nunca interactúen con él.

Ya sea que estés utilizando líneas de asunto de correo electrónico de moda o algo más sencillo, intenta proporcionar contexto sobre el tema del mensaje sin exagerar ni ser demasiado impreciso. También es mejor evitar las líneas de asunto engañosas que te hagan creer que el mensaje tratará sobre un tema cuando en realidad trata sobre otro.

Algunas líneas de asunto claras y directas son:

• Agenda para la reunión de [mes]/[fecha]
• 50 % de descuento en toda la tienda + envío gratis
• Tu pedido ha sido enviado

2. Saluda a tu público adecuadamente

Empieza con un saludo cordial. En definitiva, el tipo de saludo que uses en tu correo electrónico dependerá de la relación que compartas con los destinatarios y del mensaje que envíes.

Por ejemplo, no le enviarías un correo electrónico a un cliente con “¡Oye, [nombre]!” como saludo, pero podrías si estuvieras hablando con amigos. Los siguientes son algunos saludos populares que puedes usar en tu próximo mensaje:

• Hola [nombre]:
• Buenos días/Buenas tardes [Nombre]:
• Estimado/a [nombre]:

Además, puedes saludar a los destinatarios con sus títulos convencionales o laborales. Esto incluye Sr., Sra., Dr., etc.

No olvides presentarte después del saludo si envías correo electrónico a alguien por primera vez. Sé breve y directo en la presentación, y explica por qué te interesa iniciar una conversación. Con esto, sin duda causarás una buena primera impresión.

3. No uses una dirección de correo electrónico sin posibilidad de respuesta (no-reply)

La dirección de correo electrónico no-reply es una dirección que no permite enviar las respuestas del destinatario. Por lo general, se utiliza para correos electrónicos transaccionales y campañas de marketing que no requieren una respuesta.

Sin embargo, este tipo de dirección puede afectar negativamente la experiencia del cliente, ya que los destinatarios no pueden responder ni obtener la asistencia que necesitan. También puede influir en las tasas de entrega.

4. Evita los emojis

Una buena regla general es evitar el uso de emojis en tu correo electrónico profesional. Aunque los uses habitualmente al enviar mensajes de texto a amigos y familiares, a menudo se consideran demasiado informales para entornos profesionales.

Dicho esto, pueden ser apropiados para campañas de marketing dirigidas a un público más joven, y no para conversaciones cotidianas con clientes o colegas. También podrías usar algún emoji en tu respuesta si el destinatario usó uno.

5. Aprende cuándo usar CC o CCO

Los campos CC (con copia) y BCC (con copia oculta) son 2 tipos de campos de dirección que quizás hayas visto al crear mensajes. El campo CC se utiliza frecuentemente en correos electrónicos que no requieren una respuesta, y los destinatarios están a la vista.

Por otro lado, los correos electrónicos que utilizan el campo CCO mantienen la privacidad y la seguridad de las direcciones en las comunicaciones con varios destinatarios. Aunque puedan parecer y sonar similares, estos campos cumplen diferentes funciones y deben usarse correctamente.

6. Sigue las reglas gramaticales

Las reglas gramaticales incluyen usar la puntuación correcta, evitar fragmentos de oraciones, emplear la voz activa y muchas otras pautas que pueden hacer que tu escritura sea más clara y potente. Puedes usar un software de revisión gramatical para facilitarte la vida, pero asegúrate de conocer los conceptos básicos, ya que puede que el software no siempre detecte tus errores.

7. Incluye una firma profesional

Cerrar tu correo electrónico de manera profesional es igual de importante que tu saludo. Esto se debe a que el cierre es lo último que la gente leerá, lo que puede influir en su decisión de seguir interactuando con tu correo electrónico.

Al igual que tu saludo, debería reflejar la voz y el tono de tu correo.

8. Revisa tu contenido

Una de las prácticas recomendadas de email marketing más importantes es revisar tu contenido. Hacerlo puede prevenir errores, como errores ortográficos, problemas gramaticales, errores de formato y otras fallas que pueden dañar la reputación de tu marca. Revisa tu contenido más de una vez, lee el correo electrónico en voz alta y pídele a otra persona que lo revise y vea si detectar alguna cosa que se te haya pasado.

También puedes enviarte un correo electrónico de prueba para verificar que esté libre de errores. Al realizar una prueba de correo electrónico, comprueba que todos los archivos adjuntos y enlaces también funcionen correctamente.

9. Ten en cuenta tu tono

Cuida tu voz y tu tono, pues no quieres dar la impresión de ser negativo o grosero. Después de todo, nunca se sabe cómo puede interpretar la gente tu correo electrónico en el mundo de los negocios. Asegúrate de usar un lenguaje positivo y agradable, y evita palabras negativas.

También es mejor evitar el humor, el sarcasmo, demasiados signos de exclamación y escribir en mayúsculas. Las mayúsculas y los signos de exclamación pueden hacer que parezca que le estás gritando al lector.

Por otro lado, tu correo electrónico no tiene que emplear un lenguaje excesivamente formal. Piensa en quiénes conforman tu público y qué tipo de tono esperan de tu empresa. Los clientes B2B podrían pretender un lenguaje cotidiano, mientras que los socios comerciales profesionales pueden considerar que un lenguaje demasiado informal resultaría desagradable.

10. Procura que el contenido sea breve

Las primeras líneas establecen el tono del mensaje, pero eso no significa que deban ser extensas. Al procurar que el contenido del mensaje sea breve puedes evitar que los destinatarios pierdan el interés y dejen de leer.

En consecuencia, es posible que no avancen al siguiente paso en el embudo de marketing o de ventas. Si estás hablando con un colega, un correo electrónico extenso puede quitarle tiempo a su ajetreado día. Los mensajes largos también pueden ser difíciles de leer en dispositivos móviles.

Errores comunes de etiqueta en correos electrónicos que debes evitar

Todos hemos pasado por eso —enviamos un correo electrónico rápido y terminamos dándonos cuenta unos segundos después de que olvidamos el archivo adjunto o lo enviamos a la persona equivocada. En general, estos errores de correo electrónico les ocurren a todos, sean nuevos pasantes o ejecutivos de la alta dirección, cuando estás haciendo malabares con múltiples tareas o corriendo contra los plazos.

El problema es que los contactos comerciales no saben de tu apretada agenda; solo ven el asunto confuso o el contexto que falta en su bandeja de entrada. Una rápida revisión antes de presionar el botón para enviar puede evitarte esos mensajes incómodos que comienzan con "Perdón, olvidé mencionar..."

Algunos errores comunes de etiqueta del correo electrónico que debes evitar son los siguientes.

Usar líneas de asunto poco claras

Una línea de asunto relevante es tu primera oportunidad para conectar con tu destinatario, pero muchos profesionales envían mensajes con asuntos imprecisos o confusos.

Asegúrate de usar una línea de asunto concisa y evita dejarla en blanco o usar frases genéricas como "Pregunta rápida" o "Seguimiento". Más bien, especifica el propósito de tu mensaje. Intenta algo como "Se necesita aprobación del presupuesto para la campaña de marketing del segundo trimestre", que es mucho más efectivo que "Necesito aprobación".

Enviar mensajes sin contexto

Cuando alguien recibe correo de una dirección de correo electrónico profesional, espera una comunicación profesional. Piensa en la comunicación escrita como si fuera una llamada telefónica. Saltar directamente a las solicitudes o información sin proporcionar contexto previo deja a los destinatarios confundidos y frustrados.

Siempre incluye suficientes detalles para que el lector comprenda la situación, especialmente cuando te refieras a conversaciones previas o proyectos en curso. Esto es particularmente importante cuando envías correo electrónico a alguien después de un intervalo de tiempo significativo.

Olvidar los archivos adjuntos o los enlaces

Nada socava tanto la comunicación escrita profesional como prometer un archivo adjunto en el cuerpo del mensaje y luego no incluirlo. Adjunta siempre los documentos relevantes antes de redactar el mensaje, y verifica que los enlaces funcionen correctamente antes de enviar.

Etiqueta del correo electrónico en distintas culturas

Los estándares de comunicación profesional varían drásticamente en los mercados globales, haciendo que la conciencia cultural sea esencial para el éxito internacional de los negocios.

Lo que se considera una formalidad adecuada en una cultura puede parecer demasiado informal o excesivamente rígido en otra. Comprender estos matices es crucial al establecer relaciones con colegas y clientes internacionales.

Expectativas de formalidad

Las distintas culturas tienen expectativas variadas sobre la estructura del correo electrónico profesional, desde un saludo formal hasta una firma profesional de correo electrónico.

Aunque un "Hola" casual puede funcionar en las startups de Silicon Valley, muchas culturas empresariales europeas y asiáticas esperan saludos más formales como "Estimado Sr. Smith". Investiga el trasfondo cultural de tu destinatario cuando sea posible.

Matices de tono y estilo

Los estilos de comunicación directa que funcionan bien en algunas culturas pueden parecer groseros o brusco en otras. Lo que los estadounidenses podrían considerar eficientemente conciso, otros podrían interpretarlo como despectivo. Presta atención a cómo tus contactos internacionales redactan sus mensajes y refleja su nivel de formalidad y calidez.

Comprender la sensibilidad de las zonas horarias

Las diferencias de zona horaria suman complejidad a la comunicación por correo electrónico internacional, ya que los destinatarios pueden revisar los mensajes en horarios extraños o durante breves espacios entre reuniones.

Considera mencionar los niveles de urgencia y los tiempos de respuesta esperados en tu mensaje, y siempre usa una dirección de correo electrónico profesional que te identifique claramente, especialmente cuando contactes a personas en diferentes regiones que tal vez no reconozcan tu nombre de inmediato.

Usar tus modales en línea

Usar tus modales al comunicarte por correo electrónico en un entorno profesional puede marcar una gran diferencia. No solo puede mostrarle al destinatario que valoras y respetas su tiempo, sino que también puede asegurar que tu negocio se refleje de manera positiva.

Además, puede hacer que la comunicación sea más eficiente, permitiéndote reducir la frustración entre clientes, colegas, partes interesadas, etc. Así que utiliza los consejos de etiqueta mencionados para que tus mensajes sean más efectivos y claros.

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Conclusiones clave

• La comunicación profesional por correo electrónico requiere atención a los detalles, desde redactar líneas de asunto claras hasta utilizar saludos y despedidas apropiados que se ajusten a tu relación con los destinatarios.
• Errores comunes como líneas de asunto imprecisas, falta de archivos adjuntos y contexto poco claro pueden dañar tu reputación profesional y generar una ida y vuelta innecesaria en la comunicación.
• El conocimiento cultural es esencial para el éxito de los negocios globales. Las expectativas de formalidad, las preferencias de tono y los estilos de comunicación varían significativamente entre las diferentes regiones y sectores.
• La etiqueta del correo electrónico adecuada ahorra tiempo y previene malentendidos, demuestra respeto hacia los destinatarios y mantiene la imagen profesional de tu marca.

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